You are in Somewhere

Dear You,
You are in somewhere that I couldn't see,
You are in somewhere that I couldn't reach for,
You are in somewhere that I couldn't know where you are,
You are in somewhere that I couldn't touch,
You are in somewhere..

Dear You,
You are in somewhere that beyond the world,
I may not be able to see you again,
The time would probably forget you,
The space may not be able to show you,
But, you here,
You are here in  my heart..


By : Disha*
"This poem is speciall to anyone who being apart a distance , space, and time with their loved ones"

Rangkuman Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi; James Hall Chapter 2

Chapter 2 PENDAHULUAN PROSES TRANSAKSI

1. Mengetahui Tujuan Umum Siklus Transaksi Dan Mengetahui Tipe Proses Transaksi Pada Ketiga Siklus Transaksi

                Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi asset dan ekuitas perusahaan, yang digambarkan dalam akun-akunnya, dan terukur dalam bagian moneter. Transaksi keuangan yang paling umum adalah nilai tukar ekonomi dengan pihak eksternal, termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian perlengkapan, dan juga pada kegiatan internal seperti depresiasi asset tetap,

                Ada tiga siklus transaksi yang memproses paling banyak kegiatan ekonomi perusahaan;

a)       Siklus Pengeluaran. Sebagian besar transaksi pengeluaran berdasarkan hubungan kredit diantara mitra dagang. Dari perspektif system, siklus transaksi ini memiliki dua hal; komponen fisik (penambahan barang) dan  komponen keuangan (pengeluaran kas kepada pemasok).

b)       Siklus Konversi. Siklus konversi tersusun dari dua subsistem; system produksi, meliputi perencanaan, dan pengawasan produk fisik melalui proses manufaktur, termasuk menentukan persyaratan bahan baku, mengizinkan pekerjaan dijalankan, dan pengeluaran bahan baku untuk diproduksi, dan mengarahkan pergerakan kerja dalam proses melalui berbagai tahap manufaktur. Dan system akuntansi biaya, yang mengamati arus informasi biaya yang berhubungan dengan produksi yang dapat digunakan untuk penilaian perlengkapan, control biaya, pengambilan keputusan.

c)       Siklus Pendapatan. Siklus pendapatan juga memiliki konponen fisik dan keuangan yang diproses secara terpisah. Komponen fisik, meliputi proses pesanan penjualan dimana penjualan dilakukan secara kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti penyiapan pesanan penujualan, pemberian kredit, dan pengiriman produk. Komponen keuangan berupa penerimaan kas, meliputi penagihan kas, penyimpanan kas di bank, pencatatan kegiatan-kegiatan  dalam akun.

2. Mengetahui Pencatatan Akuntansi Dasar dalam Sistem Proses Transaksi dan Hubungan antara Catatan Akuntansi Tradisional dan Magnetiknya dalam Sistem Berbasis Komputer

Sistem Manual

·         Dokumen; merupakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Ada tiga jenis dokumen, dokumen sumber digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk proses transaksi, dokumen produk adalah hasil dari proses transaksi, maka dari itu tidak memicu mekanisme proses, dokumen perputaran adalah dokumen produk dari system lain yang menjadil sumber dokumen bagi system yang lain.

·         Jurnal; catatan ayat-ayat kegiatan ekonomi secara kronologis. Jurnal menyimpan catatan transaksi perusahaan  yang lengkap sehingga dapat digunakan sebagai sarana untuk membukukannya ke akun-akun. Terdapat dua jenis jurnal, jurnal khusus digunakan untuk mencatat transaksi khusus, meliputi penjualan, pembelian, penerimaan dan pengeluaran kas, yang muncul dalam skala besar dimana kegiatan transaksi tersebut dibuat secara tersendiri. Selanjutnya jurnal umum yaitu untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau tidak sama, seperti depresiasi.

·         Buku Besar; mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah diposting dari berbagai jurnal. Ada dua jenis jurnal, buku besar umum yaitu rangkuman dari informasi akun-akun perusahaan, dan buku besar pembantu berisi rincian akun individual seperti piutang, hutang dan persediaan, sehingga memungkinkan pengendalian dan dukungan ke operasi yang lebih baik.

Dokumen, jurnal, dan buku besar merupakan jejak audit. Bagi seorang akuntan yang paling penting dari audit adalah audit akhir tahun. Secara berkala, audit eksternal akan mengevaluasi laporan keuangan dari organisasi bisnis atas nama pemegang saham dan pihak-pihak lain yang terkait. Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan akun-akun dan transaksi tertentu untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapannya. Auditor akan menelusuri setiap jenis transaksi apakah benar-benar dilakukan semestinya sehingga ia dapat menyimpulkan kelayakan laporan keuangan perusahaan tersebut. Oleh karena itu, jejak audit sangat penting dalam proses tersebut.

Sistem Berbasis Komputer

                Pada system berbasis computer, jejak audit lebih sulit diamati dibanding pada system manual tradisional. Pencatatan akuntansi dalam system berbasis computer disajikan dalam empat jenis file magnetis; file master yaitu file yang umumnya berisi data akun, seperti buku besar dan buku besar pembantu, file transaksi yaitu file sementara dari catatan transaksi yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file master, seperti pesanan penjualan, dan penerimaan kas, file referensi yaitu file penyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk proses transaksi, dan file arsip yaitu file berisi catatan transaksi pada waktu lampau yang digunakan kembali untuk referensi di masa mendatang sehingga sangat penting bagi jejak audit, meliputi jurnal, daftar nama karyawan, dan file kredit pelanggan untuk meningkatkan penjualan kredit.

3.  Mengenali Teknik Dokumentasi yang Digunakan Untuk Menyajikan Sistem Manual dan Sistem Berbasis Komputer

                Ada lima teknik dokumentasi dasar yang perlu diketahui bagi seorang akuntan, yaitu

a)             Diagram Aliran Data (Data Flow Diagrams-DFD). DFD digunakan untuk menyajikan system pada berbagai level yang berbeda, dari yang paling umum hingga yang paling rinci. DFD menggunakan symbol-simbol untuk menyajikan entitas, proses, aliran data dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu system. DFD mewakili elemen logis dari system tetapi tidak mewakili system fisik.

b)             Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram-ERD). ERD adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan hubungan antara entitas, meliputi sumber daya fisik (mobil,kas, persediaan), kegiatan (memesan persediaan, mengirim barang), dan pelaku (pemasok, staf penjualan).  Symbol-simbol yang digunakan dalam ERD menunjukkan entitas dalam system. Garing penghubungnya mewakili sifat hubungan antara dua entitas, dimana tingkat hubungannya disebut kardinalitas. Kardinalitas adalah pemetaan numeric antar entitas, di mana hubungan bisa satu ke satu (1:1), satu ke banyak (1:M) atau banyak ke banyak (M:M). Kardinalitas mencerminkan hubungan bisnis umum serta kebijakan organisasional. Bila dihubungkan dengan DFD, DFD adalah model model proses system, dan ERD adalah model data yang digunakan di dalam atau dipengaruhi oleh system. Setiap data yang disimpan dalam DFD mewakili entitas data dalam ERD.

c)             Sistem Bagan Alir (System Flowcharts), adalah system grafik yang menyajikan hubungan fisik antar entitas-entitas inti termasuk sumber input, program, output produk sistem komputer. Bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, file), departemen organisasi yang terlibat, serta aktivitas yang bersifat administratif maupun fisik yang dilakukan dalam organisasi tersebut.

Untuk menyiapkan bagan alir, langkah pertama adalah menata letak area aktivitas dan memberi label ke setiap area tersebut, kemudian menyajikan fakta-fakta sistem dengan menggunakan objek visual.

d)             Bagan Alir Program (Program Flowchart). Sistem bagan alir menunjukkan hubungan antara program komputer, daya yang digunakan, dan output yang diproduksi. Akan tetapi, tingkat dokumentasi ini tidak memberikan perincian operasional yang kadang-kadangan diperlukan, sehingga memerlukan adanya program bagan alir. Setiap program yang disajikan dalam sistem bagan alir harus memiliki sebuah program bagan alir pendukung yang mendeskripsikan logikanya. Setiap langkah dari logika program disajikan dengan simbol yang berbeda dimana setiap simbol mewakili satu atau beberapa garis kode program komputer. Garis hubung antara simbol-simbol ini membentuk tatanan logis untuk menyelesaikannya.

e)             Diagram Tata Letak Record ( Record Layout Diagrams). Diagram tata letak umumnya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut dalam record. Diagram tata letak digunakan untuk menunjukkan struktur internal record. Informasi struktur data yang terperinci diperlukan untuk tugas-tugas seperti identifikasi jenis-jenis tertentu kegagalan sistem, analisis laporan kesalahan dan desain uji logika komputer untuk tujuan audit.

Pemrosesan batch. Batch adalah sekelompok transaksi yang serupa dan diakumulasikan sepanjang waktu dan diproses bersama-sama. Keunggulan proses batch, yaitu pertama, organisasi bisa meningkatkan efesiensinya dengan mengelompokkan sejumlah besar transaksi ke dalam batch tanpa memproses setiap peristiwa secara terpisah. Kedua, pemrosesan batch memungkinkan pengendalian atas proses transaksi. Sehingga pemrosesan batch memungkinkan efesiansi manajemen dalam hal transaksi dalam jumlah besar.

4. Mengetahui perbedaan sistem batch dengan sistem real time serta dampak dari teknologi ini pada proses transaksi

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

                Sistem akuntansi berbasis komputer terbagi menjadi dua bagian, sistem batch dan sistem real time dimana perbedaan keduanya sebagai berikut;

ü  Jeda Waktu. Pemrosesan batch memerlukan jeda waktu antara kegiatan ekonomi dengan waktu pencatatannya, contohnya adalah pemrosesan gaji yang dibayar secara periodik. Sistem real time akan memproses kejadian ekonomi ketika saat terjadinya, sebagai contoh sistem pemesanan tiket pesawat oleh calon penumpang secara langsung.

ü  Sumber Daya. Sistem batch menggunakan sedikit sumber daya karena sistem ini dapat menggunakan file berututan yang disimpan dalm pita magnetis. Sistem real time menggunakan file akses langsung sehingga memerlukan peralatan yang mahal seperti cakram magnetis.

ü  Efesiensi Operasional. Sistem real time memproses sejumlah besar transaksi setiap hari sehingga menciptakan ketidakefisienan karena satu transaksi dapat mempengaruhi beberapa akun dan tidak semua akun ini perlu diperbarui secara real time. Pemrosesan sistem bacth dapat mengeliminasi aktivitas-aktivitas yang tidak diperlukan saat proses pemrosesan sehingga mengefisiensi operasional. Perusahaan harus mempertimbangkan penggunaan sistem real time dan sistem batch dalam hal efesiensi dan efektivitas. Jika akses informasi penting secara langsung, maka sistem real time yang tepat. Akan tetapi bila waktu dalam pemrosesan informasi tidak memberikan pengaruh yang merugikan dan efesiensi operasional dapat dicapai, maka sistem batch-lah yang lebih tepat.

Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif

Sistem Modern dan Sistem Warisan

System warisan memiliki beberapa fitur, yaitu aplikasi berbasis mainframe, berorientasi pada batch, system warisan menggunakan file datar dengan basis data hierarkis untuk penyimpanan data. System ini mengutamakan lingkungan pengguna tunggal yang menghalangi penyebaran informasi secara menyeluruh di dalam organisasi. System modern, cenderung berbasis klien-server (jaringan) dan memproses transaksi secara real time. Namun, saat ini system modern banyak yang berbasis mainframe dan menggunakan pemrosesan batch, berbeda dengan sebelumnya dimana system modern menyimpan transaksi dan file utama dalam tabel basis data relasional.

Pembaharuan File Master dari transaksi

Pembaruan record file utama mencakup perubahan nilai dari satu atau beberapa field untuk merefleksikan pengaruh dari suatu transaksi. Prosedur pembaharuanmencakup langkah-langkah;

a)       System membaca record penjualan

b)       Untuk mencari file utama AR dan melacak AR yang sesuai, digunakan nomor akun

c)       Prosedur pembaruan AR dengan menghitung saldo pelanggan baru dengan menambah nilai tersimpan dalam filed jumlah fatur dari record pesanan penjualan dengan nilai field saldo saat ini dalam record utama AR

d)       Selanjutnya digunakan nomor persediaan untuk mencari record yang sesuai dalam file utama persediaan

e)       Program mengurangi niali jumlah yang terjual dalam record transaksi dari nilai field jumlah yang dimiliki dalam record persediaan

f)         Record pesanan penjualan yang baru dibaca dan langkah di atas diulangi.

Prosedur Pembuatan Cadangan Basis Data

Setiap record dalam file basis data memiliki lokasi disket tertentu atau alamat yang ditentukan oleh nilai kunci primernya. Pembaruan record harus terjadi di tempatnya karena hanya ada satu lokasi valid yang ada untuk setiap record. Teknik pembaruan destruktif yaitu teknik pembaruan dimana tidak menyediakan salinan cadangan dari file master yang asli, sehingga hanya nilai saat ini yang tersedia bagi pengguna. Maka, jika file utama rusak, maka tidak ada cadangan untuk mengonstruksi kembali file tersebut. Oleh karena itu, prosedur pembuatan cadangan harus diimplementasikan untuk mempertahankan record akuntansi yang memadai. Prosedur pembuatan cadangan dan lemulihan untuk file basis data dapat dilihat pada gambar berikut,

Buat Cadangan Master

Program Pembuatan Cadangan

Master

Program Pembaruan

Program Pemulihan

 

Jika file master terhapus setelah proses pembaharuan, ada dua langkah yang harus dilakukan, pertama, program pemulihan khusus menggunakan file cadangan untuk menciptakan versi prapembaharuan dari file utama, kedua, proses pembaruan file diulangi dengan menggunakan batch transaksi sebelumnya untuk memulihkan file masterke kondisinya saat ini.

Pemrosesan Batch dengan menggunakan pengumpulan data secara real time

                Langkah-langkah utama dalam proses ini adalah;

a)       Staf departemen penjualan menangkap data penjualan pelanggan yang berkaitan dengan akun pembeli dan item yang dibeli.

b)       Kemudian system memeriksa batas kredit pelanggan dari data dalam record file pembantu piutang dan memperbarui saldo akun untuk merefleksikan jumlah pelanggan.

c)       System selanjutnya memperbaiki jumlah yang ada di record persediaan untuk merefleksikan pengurangan persediaan, sehingga menyebabkan informasi terbaru ke staf lainnya mengenai ketersediaan persediaan.

d)       Selanjutnya record penjualan ditambahkan ke file pesanan penjualan yang diproses secara batch pada akhir hari kerja.  Sehingga akun buku besar umum akan diperbaharui secara batch.

Setiap penjualan pelanggan mempengaruhi record akuntansi seperti piutang dagang pelanggan (buku besar pembantu-unik), item persediaan (buku besar pembantu), pengawasan persediaan (GL-umum), pengawasan piutang dagang, penjualan, dan harga pokok penjualan.

Pemrosesan Real-Time

                Sistem real time memproses transaksi pada saat terjadi. System ini menggunakan teknologi LAN (Local Area Network) dan WAN (Wide Area Network) sehingga memungkinkan pendistribusian informasi ke seluruh organisasi. System real time memiliki keuntungan yaitu memungkinkan perusahaan mengetahui perputaran, pengurangan, dan persediaan persediaan; peningkatan produktivitas, penagihan pelanggan serta perbaikan kepuasan pelanggan.

6. Mengenali Skema Pemberian Kode Data yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi

Sistem dengan Kode

                Pemberikan kode pada data dalam system informasi akuntansi, berguna untuk mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang tidak memungkinkan untuk diatur, menyediakan sarana akuntabilitas atas kelengkapan transaksi proses transaksi, mengidentifikasi transaksi-transaksi unik dan akun-akun dalam file, dan mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

Skema Pemberian Kode Numeric dan Alfabetis

·         Kode Berurutan (Sequential Codes). Kode ini menyajikan bagian-bagian dalam beberapa pemesanan secara berturut-turut (kenaikan atau penurunan). Aplikasi umum kode berurutan numeric adalah penomoran sumber dokumen. Kode berurutan ini mendukung rekonsiliasi transaksi batch seperti penjualan pemesanan, penyelesaian proses akhir. Kelemahannya, kode berurutan ini tidak membawa informasi di luar urutan pesanannya. Selain itu, skema kode berurutan susah diubah dan tidak bisa disisipi item baru.

·         Kode Block ( Block Code ). Kode Blok adalah variasi dari kode berurutan yang sebagian kelemahannya diperbaiki kembali. Kode blok ini digunakan untuk menyajikan keseluruhan kelas item dengan membatasi setiap kelas ke spesifik bagian dalam skema pemberian kode. Aplikasi umum kode blok ini adalah pembuatan bagan akun-akun yang merupakan dasar untuk buku besar umum. Kelebihannya, kode blok ini dapat disisipi kode baru dalam sebuah blok tanpa harus meninjau kembali seluruh struktur kode. Kelemahannya sama seperti kode berurut yaitu informasi tidak dapat disajikan dengan segera.

·         Kode Kelompok (Group Codes). Kode kelompok digunakan untuk menyajikan item-item kompleks atau kegiatan menyangkut dua atau lebih bagian data yang berhubungan dan focus pada zona yang memiliki arti spesifik. Keunggulannya yaitu, memfasilitasi perwakilan dari sejumlah besar data yang beragam, struktur data yang kompleks dapat diwakilkan dalam betuk hierarki yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia, dan mengizinkan analisis detail adan pelaporan keduanya dalam sebuah kelas item and melewati perbedaan kelas-kelas item. Akan tetapi karena kode blok dapat menyajikan informasi yang beragam, system ini cenderung melebihi kapasitas penggunaan, serta informasi yang berubah-ubah.

·         Kode Alfabet (Alphabetic Codes). Kode ini digunakan untuk banyak tujuan yang sama dengan kode numeric. Kode alphabet ini dapat menyajikan nomor item dalam jumlah besar yaitu 26 variasi setiap field. Kelemahannya karena menyajikan dalam kode numeric sehingga sulit mengetahui arti dari kode-kode yang telah dirut, dan pengguna akan kesulitan mensortir data yang diberi kode secara alphabet.

·         Kode Mnemonic (Mnemonic Codes). Kode mnemonic adalah karakter alphabet dalam bentuk akronim, singkatan dan kombinasi lainnya yang menyampaikan makna. Kode Mnemonic tidak memerlukan pengguna untuk mengingat arti karena akan tersampaikan dengan sendirinya informasi item yang diminta. Akan tetapi, kode mnemonic memiliki batas untuk menyajikan item-item dalam kelas.

 

Ringkasan Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi; James Hall Asia Edition

Chapter 1 : SISTEM INFORMASI DARI PERSPEKTIF AKUNTAN

1. Memahami aliran informasi utama dalam lingkungan bisnis

                Informasi sangat penting dalam sebuah perusahaan. Informasi tersebut penting bagi para pengambil keputusan dan juga orang-orang yang ada di dalam perusahaan untuk memenuhi kebutuhan internal. Arus informasi juga dibutuhkan di luar perusahaan, seperti pemerintah, investor, dan pemegang kepentingan lainnya.

                Dalam sebuah perusahaan, secara horizontal dapat dibagi menjadi beberapa tingkat aktivitas. Berbagai aktivitas ini terdiri atas kegiatan perusahaan yang berorientasi pada produk, seperti produksi, penjualan, dan distribusi. Pada tingkat dasar, terdapat manajemen operasional yang secara langsung bertanggung jawab atas pengendalian operasional harian. Tingkat selanjutnya disebut manajemen menengah yang bertanggung jawab atas aktivitas perencanaan dan koordinasi jangka pendek yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Pada tingkat paling atas, disebut manajemen puncak bertanggung jawab atas perencanaan jangka panjang serta menetapkan berbagai tujuan dari perusahan.

                Setiap tingkatan masing-masing membutuhkan informasi sesuai kebutuhannya. Informasi mengalir dalam dua arah, yaitu arus horizontal, yang mendukung berbagai pekerjaan tingkat operasional dengan informasi yang terperinci mengenai berbagai transaksi bisnis yang meliputi kegiatan penjualan, pengiriman barang, penggunaan bahan baku, tenaga kerja, dan sebagainya. Kedua yaitu arus vertical, yaitu memberikan informasi secara ringkas mengenai aktivitas operasional dan lainnya ke semua tingkat manajer sehingga pihak manajemen dapat menggunakan informasi untuk keperluan perencanaan dan fungsi pengendaliannya yang kemudian akan disalurkan informasi ini dari para manajer senior ke manajer junior dalam bentuk instruksi, anggaran untuk kinerja perusahaan yang lebih baik. Untuk pihak eksternal perusahaan, seperti mitra dagang dan pemegang kepentingan, informasi perusahaan dapat disalurkan dalam bentuk laporan keuangan, pengembalian pajak, dan informasi perdagangan saham.      

2. Memahami perbedaan antara system informasi akuntasi dengan system informasi manajemen serta transaksi keuangan dan nonkeuangan

                Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Suatu system disebut subsistem ketika dipandang sebagai komponen dari sitem yang lebih besar. Sebuah subsistem dianggap system ketika itu adalah focus perhatian. Terdapat dua system dalam system informasi, yaitu Dekomposisi Sistem adalah sebuah proses yang membagi system menjadi berbagai bagian kecil sehingga dapat dengan mudah melihat dan memahami hubungan antara subsistem. Dan Interpedensi Subsistem adalah keefektivitas fungsi serta interaktif antara subsistem dapat mencapai tujuan dari suatu system. Jadi, bila subsistem yang penting rusak, maka akan mengganggu subsistem yang sehingga mengakibatkan system akan gagal mencapai tujuannya.

                Sistem informasi adalah serangkaian proses pengumpulan data sehingga menjadi sebuah informasi yang berguna bagi penggunanya.

                Transaksi adalah kegiatan perusahaan. Kegiatan ini bersifat keuangan dan non keuangan. Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, yang dibagi dalam berbagai akun dan diukur dalam berbagai ukuran keuangan. Transaksi nonkeuangan adalah semua kegiatan yang diproses system informasi perusahaan tetapi tidak termasuk dalam transaksi keuangan.

                Kerangka kerja system informasi terbagi menjadi dua, yaitu system informasi akuntansi (SIA) dan system informasi manajemen (SIM). SIA terdiri atas tiga subsistem, yaitu system pemrosesan transaksi yaitu yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna di seluruh perusahaan. Kedua, system buku besar atau pelaporan keuangan yang mengukur dan melaporkan kondisi keuangan perusahaan. Dan ketiga, system pelaporan manajemen yang menydiakan berbagai laporan yang dibutuhkan yang berguna untuk pengambilan keputusan. SIM adalah proses transaksi nonkeuangan yang tidak dilaporkan pada sistem informasi akuntansi.

3. Mengetahui model umum dalam system informasi

                Model umum SIA adalah sebagai berikut;

ü  Pengguna Akhir terdiri dari kelompok eksternal (kreditor, pemegang saham, investor, pemerintah, pemasok,dan pelanggan) dan kelompok internal (bank, SEC,IRS). Kelompok internal mendapatkan informasi perusahaan berupa laporan keuangan, pengembalian pajak, serta berbagai laporan lainnya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaannya, sedangkan informasi bagi pengguna eksternal umumnya lebih sederhana dan terstruktur disbanding kelompok internal.

ü  Data dan informasi. Data adalah kumpulan fakta yang akan atau tidak memiliki pengaruh atas pengguna, informasi adalah data yang diproses dan memiliki pengaruh bagi penggunanya untuk mengambil suatu putusan atau tindakan.

ü  Sumber data yaitu berbagai transaksi keuangan baik dari pihak internal maupun eksternal ke system informasi perusahaan. Sumber data yang paling umum untuk perusahaan adalah sumber dari pihak eksternal karena meliputi hubungan antar berbagai entitas, seperti pembelian persediaan, penerimaan kas, sedangkan proses pembuatan dari bahan baku menjadi barang jadi, penggunaan tenaga kerja dan sebagainya merupakan sumber data internal.

ü  Pengumpulan data. Ada dua aturan yang menetapkan prosedur pengumpulan data, yaitu relevansi dan efesiensi. System informasi harus memilih data yang relevan bagi pengguna dimana data yang berkontribusi pada informasi yang dianggap relevan. Selain itu, prosedur pengumpulan data harus efisien dalam sekali pengumpulan. Data-data yang dianggap relevan dapat mengurangi keseluruhan efisiensi system.

ü  Pemrosesan data. Untuk mendapatkan informasi, tahap pemrosesan data biasanya menggunakan prosedur yang sederhana hingga ke hal yang rumit.

ü  Manajemen basis data. Basis data adalah tempat penyimpanan data keuangan dan nonkeuangan. Ada tiga tingkatan dalam hierarki data yang dapat disajikan dalam basis data; atribut data, yaitu bagian mendasar dari calon data yang menunjukkan karakteristik logis dan relevan. Record, yaitu serangkaian lengkap atribut untuk satu kejiadian pada tiap kelas entitas. File, adalah kumpulan record dari kelas yang identik. Hal dasar yang dilakukan manajemen basis data yaitu menyimpan (storage) berbagai record baru sesuai dalam basis data, menarik (retrieval) record dalam basis data untuk diproses, serta menghapus (deletion) record yang sudah using dalam basis data.

ü  Pembuatan Informasi, yaitu proses menyusun, mengatur dan menyajikan informasi ke pengguna. Informasi yang berguna haruslah relevan, tepat waktu, akurat, lengkap, dan ringkas.

ü  Umpan balik. Merupakan suatu output kiriman balik dari pihak eksternal maupun internal ke system sebagai sumber data guna untuk memulai atau mengubah proses.

Sistem informasi memiliki tiga tujuan dasar, yaitu mendukung fungsi penyediaan bagi manajemen, mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen, dan mendukung operasi hari ke hari perusahaan.  Umumnya perusahaan mendapatkan sistem informasi melalui dua cara; pertama, mengembangkan sistem yang disesuaikan dari awal melalui aktivitas pengembangan sistem internal dan membeli sistem program komersial dari para vendor peranti lunak. Tiga jenis piranti lunak yang tersedia, yaitu sistem siap pakai (turkey system), yaitu sistem yang sudah jadi dan teruji dan siap untuk diimplementasikan. Kedua, sistem tulang punggung (backbone system) adalah struktur sistem dasar yang siap dikembangkan. Dan ketiga yaitu sitem yang didukung vendor (vendor supported system) adalah sistem yang disesuaikan dan yang dibeli perusahaan secara komersial dan tidak dikembangkan sendiri oleh internal perusahaan.

4. Mengenali beragam area fungsional bisnis dan berbagai aktivitas utamanya

Struktur organisasi menggambarkan aliran pertanggungjawaban, kepemimpinan, dan akuntabilitas yang melingkupi organisasi tersebut. Setiap perusahaan terbagi menjadi beberapa segmen fungsional agar para manager dapat memfokuskan perhatiannya dan tugasnya untuk memperoleh efesiensi operasional yang baik. Ada tiga pendekatan yang paling umum dalam segmentasi, yaitu;

ü  Lokasi georafis. Karena banyak perusahaan yang memiliki area operasi yang tersebar di berbagai wilayah di seluruh dunia, maka manajemen perusahaan dapat mengatur dan mengelola operasinya sesuai dengan wilayah geografisnya masing-masing.

ü  Lini produk. Perusahaan yang memproduksi beragam jenis produk akan mengelola perusahaannya dengan membagi kegiatan operasinya berdasarkan lini produk dengan menciptakan berbagai divisi pda tiap produk.

ü  Fungsi bisnis. Segmentasi fungsional membagi perusahaan ke dlm berbgai area tanggung jawab berdasarkan aliran sumber daya uatama pekerjaan.

Segmentasi Fungsional, yaitu segmentasi berdasarkan fungsi bisnis merupakan metode pengaturan yang paling umum digunakan. Nama fungsi dan fungsinya akan berbeda pada tiap perusahaan tergantung pada lini bisnisnya.

Manajemen Bahan Baku, tujuannya adalah merencanakan dan mengendalikan persediaan perusahaan sehingga memenuhi kebutuhan produksinya sekaligus menghindari kelebihan persediaan.  Manajemen bahan baku memiliki tiga subfungsi, yaitu pembelian, penerimaan, dan penyimpanan.

Produksi. Aktivitas produksi terjadi apabila bahan baku, tenaga kerja, dan aktiva pabrik digunakan untuk menghasilkan barang jadi. Secara umum aktivitas produksi ada dua, yaitu aktivitas utama, yaitu aktivitas yang mengubah barang mentah menjadi barang jadi dan aktivitas sampingan, yaitu aktivitas yang memastikan kegiatan utama berjalan secara efisien dan efektif.beberapa aktivitas tersebut yaitu perencanaan produksi, pengendalian kualitas, dan pemeliharaan.

Pemasaran. Fungsi pemasaran berhubungan dengan masalah strategi, promosi, periklanan, dan riset pasar.

Distribusi. Keberhasilan perusahaan dapat ditentukan dengan tersampainya produk ke tangan pembeli, oleh karenanya, aktivitas distribusi juga sangat penting bagi perusahaan.

Personalia. Fungsi personalia adalah agar dapat mengelola efektif sumber daya manusia di perusahaan, meliputi perekrutan, pendidikan, hubungan pekerjaan, dan sebagainya.

Keuangan. Fungsi keuangan tentu berhubungan dengan kegiatan keuangan kas parusahaan sehari-hari, bagaimana mengelola keuangan perusahaan dengan baik dan benar.

Fungsi akuntansi. Fungsi ini mengelola sumber daya informasi keuangan perusahaan, ada dua peran penting, pertama, akuntansi menangkap dan mencatat berbagai pengaruh keuangan dari berbagai transaksi perusahaan. Kedua, mendistribusikan informasi transaksi ke personel operasional untuk mengkoordinasikan tugas-tugas penting mereka.

Sebuah informasi bermanfaat bagi penggunanya berdasarkan atas keandalannya, bahwa sebuah informasi memunculkan keputusan. Maka dari itu, sebuah informasi haruslah relevan, akurat, lengkap, ringkas, dan tepat waktu. Keandalan informasi sangat tergantung pada konsep independensi akuntansi. Aktivitas akuntansi harus terpisah dan berdiri sendiri dari berbagai area fungsional yang menyimpan sumber daya fisik.

Fungsi Teknologi Informasi

Fungsi teknologi informasi ini berkaitan dengan sumber daya informasi. Ada dua aktivitas pada fungsi ini, yaitu

1.       Pemrosesan Data Terpusat. Pada sistem data terpusat, semua pemrosesan data disediakan oleh satu atau lebih komputer besar yang ditempatkan di bagian pusat yang melayani pengguna di seluruh perusahaan. Fungsi teknologi informasi dianggap sebagai pusat biaya yang biaya operasinya dibebankan ke pengguna akhirnya.beberapa area teknologi informasi dalam operasional secara terperinci, yaitu administrasi bsis data, pemrosesan data, pengembangan dan pemeliharaan sistem.

2.       Pemrosesan Data Terdistribusi. Alternatif dari model terpusat adalah pemrosesan data terdistribusi- distributed data processing(DDP). DDP melibatkan pengaturan ulang fungsi IT ke unit kecil pemrosesan informasi (IPUs) yang didistribusikan ke pengguna akhir dan berada di bawah pengawasan mereka. IPUs dapat didistribusikan berdasarkan fungsi bisnis, lokasi geografis, maupun keduanya. Keuntungan alternatif ini adalah pengurangan biaya dalam pemrosesan data, pertanggungjawaban atas pengendalian biaya meningkat, kepuasan pengguna meningkat, dan kemampuannya untuk mendukung berbagai fasilitas komputasi agar dapat melindungi dari potensi bencana, banjir, sabotase, dan gempa bumi. Akan tetapi, DDP juga memiliki beberapa kelemahan, diantaranya, kesalahan manajemen sumber daya perusahaan akibat melebihi jumlah minimum maka harus dikendalikan secara terpusat, ketidaksesuaian piranti keras, dan piranti lunak, pekerjaan yang redundan, mengkonsolidasikan aktivitas-aktivitas yang tidak kompatibel, terbatasnya menemukan pekerja yang berkualitas, dan kurangnya standar. Untuk itu, perlunya analisis yang mendalam serta pertimbangan penuh bila perusahaan ingin menggunakannya mengingat pro dan kontra terkait DDP ini.

5. Mengetahui tahapan dalam evolusi model sistem informasi

                Selama lima puluh tahun terakhir, model system informasi telah mengalami berbagai perubahan yang disebabkan adanya kelemahan dan keterbatasan pada model sebelumnya. Seorang akuntan harus mampu mengusai berbagai model pendekatan SIA yang mungkin akan dihadapinya. Ada lima model system informasi, yaitu;

a)       Model Proses Manual. Model ini adalah bentuk system akuntansi yang paling tua dann tradisional. System manual meliputi berbagai kegiatan fisik, sumber daya, dan personel yang sangat khas dengan proses bisnis, seperti pencatatan pesanan, pergudangan bahan baku, memproduksi barang untuk dijual, pengiriman barang untuk pelanggan, serta penempatan pesanan ke pemasok. Keuntungan dalam model system manual ini, yaitu pertama, membantu pembentukkan hubungan yang penting antara mata kulia SIA dengan mata kuliah akuntansi lainnya karena dasar-dasar pencatatan dipelajari dalam model ini. Kedua, lebih mudah memahami logika proses bisnis bila tidak menggunakan terknologi karena menyangkut pembahasan pekerjaan fisik dasar seperti penjualan dan penggudangan. Ketiga, model ini memfasilitasi pemahaman control aktivitas internal, termasuk pemisahan fungsi, supervise, jejak audit, dan akses pengendalian. Akan tetapi model ini hanyalah alat bantu pelatihan. Saat ini, model proses manual jarang dipraktikkan.

b)       Model File Datar. Model ini menjelaskan sebuah lingkungan di mana file data tidak saling berhubungan. Para pengguna akhir di lingkungan ini memiliki sendiri data yang dibutuhkan sebagai pengganti data dari pengguna lain. Jadi, model ini tidak melalui system yang terintegrasi karena pemrosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri sehingga bila banyak yang membutuhkan data yang sama, mereka harus mendapatkan rangkaian data yang terpisah untuk dibentuk sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Hal ini menimbulkan beberapa masalah, seperti perusahan harus menanggung biaya prosedur pengumpulan dan penyimpanan data, untuk pembaruan data memerlukan waktu yang lama karena file data harus sesuai dengan penggunanya, informasi terbaru tidak akan tercermin pada data pengguna jika tidak disebarkan secara tepat  sehingga memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang seudah kadalursa dan ketidakmampuan penggunanya untuk mendapatkan tambahan informasi ketika kebutuhannya berubahan. Meskipun begitu, model file datar masih dipakai oleh beberapa perusahaan yang berasumsi bahwa pada akhir tahun mereka dapat melihat system warisan yang berhubungan dengan model ini.

c)       Model Basis Data. Model ini memusatkan data perusahaan ke satu basis data yang dibagikan ke para pengguna. Dengan data perusahaan yang berada di pusat, semua pengguna memiliki akses ke data yang mereka butuhkan untuk memenuhi kebutuhannya. Model basis data ini merupakan system piranti lunak khusus yang deprogram untuk mengetahui bagian data mana yang diakses oleh pengguna. Maka, jika pengguna meminta data yang tidak sesuai dengan hak aksesnya, akan ditolak.

d)       Model REA. REA adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan sumber daya perusahaan (aktiva), kegiatan ekonomi yang mempengaruhi sumber daya, dan pelaku yang berpartisipasi di dalam kegiatan ekonomi. Model REA mensyaratkan agar fenomena akuntansi dikarakterisasikan dalam cara yang konsisten pengembangan berbagai tampilan untuk beberapa pengguna.

e)       Sistem Sumber Daya Perusahaan (ERP). ERP adalah system informasi yang memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan dan mengintegrasi proses kunci bisnisnya. Implementasi system ERP dapat berupa pengambilaliham dalam skala yang besar, serta memfasilitasi adanya data bersama diantara semua pengguna di perusahaan. Karena kompleksitas dan ukurannya, hanya beberapa perusahaan yang mau menggunakan system ERP. Beberapa model ERP yang umum adalah manajemen aktiva, akuntansi keuangan, sumber daya manusia, solusi khusus industry, dan manajemen persediaan.  

6. Mengetahui hubungan antara audit eksternal, audit internal, audit teknologi informasi

                Seorang akuntan memiliki tiga peranan, yaitu;

a)       Akuntan sebagai pengguna. akuntan adalah pengguna layanan komputer yang paling banyak. Sebagai pengguna akhir, seorang akuntan harus menyediakan gambaran yang jelas untuk memenuhi kebutuhan pengguna di perusahaan.

b)       Akuntan sebagai system desainer. Sebelum computer masuk, para akuntan bertanggung jawab atas berbagai aspek utama dalam system informasi. Kini dengan hadirnya computer, maka tanggung jawab desain system terbagi, dimana computer berfungsi atas tanggung jawab pada system fisiknya, sedangkan fungsi akuntan bertanggung jawab atas system konseptualnya.

c)       Akuntan sebagai auditor system.  Auditor adalah pemeriksa kewajaran suatu laporan keuangan perusahaan. Audit dilakukan oleh pihak eksternal dan pihak internal. Audit eksternal dilakukan oleh kantor akuntan publik (KAP) yang independen dari perusahaan kliennya. Audit eksternal memiliki fungsi memberikan jasa asuransi yaitu layanan professional termasuk fungsi pembuktian, didesain untuk meningkatkan kuliatas informasi yang dapat digunakan pihak keuangan maupun nonkeuangan.

Audit internal adalah fungsi penilaian yang berada dalam perusahaan, termasuk melakukan audit laporan keuangan, kesesuaian operasional perusahaan dengan kebijakannya.

Dan ada pula audit system informasi, yang merupakan bagian audit keuangan yang lebih luas sebagai adanya teknologi computer. Audit ini melalukan evaluasi system informasi perusahaan apakah sesuai dengan pengendalian internal perusahaan.