Rangkuman Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi; James Hall Chapter 2

Chapter 2 PENDAHULUAN PROSES TRANSAKSI

1. Mengetahui Tujuan Umum Siklus Transaksi Dan Mengetahui Tipe Proses Transaksi Pada Ketiga Siklus Transaksi

                Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi asset dan ekuitas perusahaan, yang digambarkan dalam akun-akunnya, dan terukur dalam bagian moneter. Transaksi keuangan yang paling umum adalah nilai tukar ekonomi dengan pihak eksternal, termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian perlengkapan, dan juga pada kegiatan internal seperti depresiasi asset tetap,

                Ada tiga siklus transaksi yang memproses paling banyak kegiatan ekonomi perusahaan;

a)       Siklus Pengeluaran. Sebagian besar transaksi pengeluaran berdasarkan hubungan kredit diantara mitra dagang. Dari perspektif system, siklus transaksi ini memiliki dua hal; komponen fisik (penambahan barang) dan  komponen keuangan (pengeluaran kas kepada pemasok).

b)       Siklus Konversi. Siklus konversi tersusun dari dua subsistem; system produksi, meliputi perencanaan, dan pengawasan produk fisik melalui proses manufaktur, termasuk menentukan persyaratan bahan baku, mengizinkan pekerjaan dijalankan, dan pengeluaran bahan baku untuk diproduksi, dan mengarahkan pergerakan kerja dalam proses melalui berbagai tahap manufaktur. Dan system akuntansi biaya, yang mengamati arus informasi biaya yang berhubungan dengan produksi yang dapat digunakan untuk penilaian perlengkapan, control biaya, pengambilan keputusan.

c)       Siklus Pendapatan. Siklus pendapatan juga memiliki konponen fisik dan keuangan yang diproses secara terpisah. Komponen fisik, meliputi proses pesanan penjualan dimana penjualan dilakukan secara kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti penyiapan pesanan penujualan, pemberian kredit, dan pengiriman produk. Komponen keuangan berupa penerimaan kas, meliputi penagihan kas, penyimpanan kas di bank, pencatatan kegiatan-kegiatan  dalam akun.

2. Mengetahui Pencatatan Akuntansi Dasar dalam Sistem Proses Transaksi dan Hubungan antara Catatan Akuntansi Tradisional dan Magnetiknya dalam Sistem Berbasis Komputer

Sistem Manual

·         Dokumen; merupakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Ada tiga jenis dokumen, dokumen sumber digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk proses transaksi, dokumen produk adalah hasil dari proses transaksi, maka dari itu tidak memicu mekanisme proses, dokumen perputaran adalah dokumen produk dari system lain yang menjadil sumber dokumen bagi system yang lain.

·         Jurnal; catatan ayat-ayat kegiatan ekonomi secara kronologis. Jurnal menyimpan catatan transaksi perusahaan  yang lengkap sehingga dapat digunakan sebagai sarana untuk membukukannya ke akun-akun. Terdapat dua jenis jurnal, jurnal khusus digunakan untuk mencatat transaksi khusus, meliputi penjualan, pembelian, penerimaan dan pengeluaran kas, yang muncul dalam skala besar dimana kegiatan transaksi tersebut dibuat secara tersendiri. Selanjutnya jurnal umum yaitu untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau tidak sama, seperti depresiasi.

·         Buku Besar; mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah diposting dari berbagai jurnal. Ada dua jenis jurnal, buku besar umum yaitu rangkuman dari informasi akun-akun perusahaan, dan buku besar pembantu berisi rincian akun individual seperti piutang, hutang dan persediaan, sehingga memungkinkan pengendalian dan dukungan ke operasi yang lebih baik.

Dokumen, jurnal, dan buku besar merupakan jejak audit. Bagi seorang akuntan yang paling penting dari audit adalah audit akhir tahun. Secara berkala, audit eksternal akan mengevaluasi laporan keuangan dari organisasi bisnis atas nama pemegang saham dan pihak-pihak lain yang terkait. Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan akun-akun dan transaksi tertentu untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapannya. Auditor akan menelusuri setiap jenis transaksi apakah benar-benar dilakukan semestinya sehingga ia dapat menyimpulkan kelayakan laporan keuangan perusahaan tersebut. Oleh karena itu, jejak audit sangat penting dalam proses tersebut.

Sistem Berbasis Komputer

                Pada system berbasis computer, jejak audit lebih sulit diamati dibanding pada system manual tradisional. Pencatatan akuntansi dalam system berbasis computer disajikan dalam empat jenis file magnetis; file master yaitu file yang umumnya berisi data akun, seperti buku besar dan buku besar pembantu, file transaksi yaitu file sementara dari catatan transaksi yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file master, seperti pesanan penjualan, dan penerimaan kas, file referensi yaitu file penyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk proses transaksi, dan file arsip yaitu file berisi catatan transaksi pada waktu lampau yang digunakan kembali untuk referensi di masa mendatang sehingga sangat penting bagi jejak audit, meliputi jurnal, daftar nama karyawan, dan file kredit pelanggan untuk meningkatkan penjualan kredit.

3.  Mengenali Teknik Dokumentasi yang Digunakan Untuk Menyajikan Sistem Manual dan Sistem Berbasis Komputer

                Ada lima teknik dokumentasi dasar yang perlu diketahui bagi seorang akuntan, yaitu

a)             Diagram Aliran Data (Data Flow Diagrams-DFD). DFD digunakan untuk menyajikan system pada berbagai level yang berbeda, dari yang paling umum hingga yang paling rinci. DFD menggunakan symbol-simbol untuk menyajikan entitas, proses, aliran data dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu system. DFD mewakili elemen logis dari system tetapi tidak mewakili system fisik.

b)             Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram-ERD). ERD adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan hubungan antara entitas, meliputi sumber daya fisik (mobil,kas, persediaan), kegiatan (memesan persediaan, mengirim barang), dan pelaku (pemasok, staf penjualan).  Symbol-simbol yang digunakan dalam ERD menunjukkan entitas dalam system. Garing penghubungnya mewakili sifat hubungan antara dua entitas, dimana tingkat hubungannya disebut kardinalitas. Kardinalitas adalah pemetaan numeric antar entitas, di mana hubungan bisa satu ke satu (1:1), satu ke banyak (1:M) atau banyak ke banyak (M:M). Kardinalitas mencerminkan hubungan bisnis umum serta kebijakan organisasional. Bila dihubungkan dengan DFD, DFD adalah model model proses system, dan ERD adalah model data yang digunakan di dalam atau dipengaruhi oleh system. Setiap data yang disimpan dalam DFD mewakili entitas data dalam ERD.

c)             Sistem Bagan Alir (System Flowcharts), adalah system grafik yang menyajikan hubungan fisik antar entitas-entitas inti termasuk sumber input, program, output produk sistem komputer. Bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, file), departemen organisasi yang terlibat, serta aktivitas yang bersifat administratif maupun fisik yang dilakukan dalam organisasi tersebut.

Untuk menyiapkan bagan alir, langkah pertama adalah menata letak area aktivitas dan memberi label ke setiap area tersebut, kemudian menyajikan fakta-fakta sistem dengan menggunakan objek visual.

d)             Bagan Alir Program (Program Flowchart). Sistem bagan alir menunjukkan hubungan antara program komputer, daya yang digunakan, dan output yang diproduksi. Akan tetapi, tingkat dokumentasi ini tidak memberikan perincian operasional yang kadang-kadangan diperlukan, sehingga memerlukan adanya program bagan alir. Setiap program yang disajikan dalam sistem bagan alir harus memiliki sebuah program bagan alir pendukung yang mendeskripsikan logikanya. Setiap langkah dari logika program disajikan dengan simbol yang berbeda dimana setiap simbol mewakili satu atau beberapa garis kode program komputer. Garis hubung antara simbol-simbol ini membentuk tatanan logis untuk menyelesaikannya.

e)             Diagram Tata Letak Record ( Record Layout Diagrams). Diagram tata letak umumnya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut dalam record. Diagram tata letak digunakan untuk menunjukkan struktur internal record. Informasi struktur data yang terperinci diperlukan untuk tugas-tugas seperti identifikasi jenis-jenis tertentu kegagalan sistem, analisis laporan kesalahan dan desain uji logika komputer untuk tujuan audit.

Pemrosesan batch. Batch adalah sekelompok transaksi yang serupa dan diakumulasikan sepanjang waktu dan diproses bersama-sama. Keunggulan proses batch, yaitu pertama, organisasi bisa meningkatkan efesiensinya dengan mengelompokkan sejumlah besar transaksi ke dalam batch tanpa memproses setiap peristiwa secara terpisah. Kedua, pemrosesan batch memungkinkan pengendalian atas proses transaksi. Sehingga pemrosesan batch memungkinkan efesiansi manajemen dalam hal transaksi dalam jumlah besar.

4. Mengetahui perbedaan sistem batch dengan sistem real time serta dampak dari teknologi ini pada proses transaksi

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

                Sistem akuntansi berbasis komputer terbagi menjadi dua bagian, sistem batch dan sistem real time dimana perbedaan keduanya sebagai berikut;

ü  Jeda Waktu. Pemrosesan batch memerlukan jeda waktu antara kegiatan ekonomi dengan waktu pencatatannya, contohnya adalah pemrosesan gaji yang dibayar secara periodik. Sistem real time akan memproses kejadian ekonomi ketika saat terjadinya, sebagai contoh sistem pemesanan tiket pesawat oleh calon penumpang secara langsung.

ü  Sumber Daya. Sistem batch menggunakan sedikit sumber daya karena sistem ini dapat menggunakan file berututan yang disimpan dalm pita magnetis. Sistem real time menggunakan file akses langsung sehingga memerlukan peralatan yang mahal seperti cakram magnetis.

ü  Efesiensi Operasional. Sistem real time memproses sejumlah besar transaksi setiap hari sehingga menciptakan ketidakefisienan karena satu transaksi dapat mempengaruhi beberapa akun dan tidak semua akun ini perlu diperbarui secara real time. Pemrosesan sistem bacth dapat mengeliminasi aktivitas-aktivitas yang tidak diperlukan saat proses pemrosesan sehingga mengefisiensi operasional. Perusahaan harus mempertimbangkan penggunaan sistem real time dan sistem batch dalam hal efesiensi dan efektivitas. Jika akses informasi penting secara langsung, maka sistem real time yang tepat. Akan tetapi bila waktu dalam pemrosesan informasi tidak memberikan pengaruh yang merugikan dan efesiensi operasional dapat dicapai, maka sistem batch-lah yang lebih tepat.

Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif

Sistem Modern dan Sistem Warisan

System warisan memiliki beberapa fitur, yaitu aplikasi berbasis mainframe, berorientasi pada batch, system warisan menggunakan file datar dengan basis data hierarkis untuk penyimpanan data. System ini mengutamakan lingkungan pengguna tunggal yang menghalangi penyebaran informasi secara menyeluruh di dalam organisasi. System modern, cenderung berbasis klien-server (jaringan) dan memproses transaksi secara real time. Namun, saat ini system modern banyak yang berbasis mainframe dan menggunakan pemrosesan batch, berbeda dengan sebelumnya dimana system modern menyimpan transaksi dan file utama dalam tabel basis data relasional.

Pembaharuan File Master dari transaksi

Pembaruan record file utama mencakup perubahan nilai dari satu atau beberapa field untuk merefleksikan pengaruh dari suatu transaksi. Prosedur pembaharuanmencakup langkah-langkah;

a)       System membaca record penjualan

b)       Untuk mencari file utama AR dan melacak AR yang sesuai, digunakan nomor akun

c)       Prosedur pembaruan AR dengan menghitung saldo pelanggan baru dengan menambah nilai tersimpan dalam filed jumlah fatur dari record pesanan penjualan dengan nilai field saldo saat ini dalam record utama AR

d)       Selanjutnya digunakan nomor persediaan untuk mencari record yang sesuai dalam file utama persediaan

e)       Program mengurangi niali jumlah yang terjual dalam record transaksi dari nilai field jumlah yang dimiliki dalam record persediaan

f)         Record pesanan penjualan yang baru dibaca dan langkah di atas diulangi.

Prosedur Pembuatan Cadangan Basis Data

Setiap record dalam file basis data memiliki lokasi disket tertentu atau alamat yang ditentukan oleh nilai kunci primernya. Pembaruan record harus terjadi di tempatnya karena hanya ada satu lokasi valid yang ada untuk setiap record. Teknik pembaruan destruktif yaitu teknik pembaruan dimana tidak menyediakan salinan cadangan dari file master yang asli, sehingga hanya nilai saat ini yang tersedia bagi pengguna. Maka, jika file utama rusak, maka tidak ada cadangan untuk mengonstruksi kembali file tersebut. Oleh karena itu, prosedur pembuatan cadangan harus diimplementasikan untuk mempertahankan record akuntansi yang memadai. Prosedur pembuatan cadangan dan lemulihan untuk file basis data dapat dilihat pada gambar berikut,

Buat Cadangan Master

Program Pembuatan Cadangan

Master

Program Pembaruan

Program Pemulihan

 

Jika file master terhapus setelah proses pembaharuan, ada dua langkah yang harus dilakukan, pertama, program pemulihan khusus menggunakan file cadangan untuk menciptakan versi prapembaharuan dari file utama, kedua, proses pembaruan file diulangi dengan menggunakan batch transaksi sebelumnya untuk memulihkan file masterke kondisinya saat ini.

Pemrosesan Batch dengan menggunakan pengumpulan data secara real time

                Langkah-langkah utama dalam proses ini adalah;

a)       Staf departemen penjualan menangkap data penjualan pelanggan yang berkaitan dengan akun pembeli dan item yang dibeli.

b)       Kemudian system memeriksa batas kredit pelanggan dari data dalam record file pembantu piutang dan memperbarui saldo akun untuk merefleksikan jumlah pelanggan.

c)       System selanjutnya memperbaiki jumlah yang ada di record persediaan untuk merefleksikan pengurangan persediaan, sehingga menyebabkan informasi terbaru ke staf lainnya mengenai ketersediaan persediaan.

d)       Selanjutnya record penjualan ditambahkan ke file pesanan penjualan yang diproses secara batch pada akhir hari kerja.  Sehingga akun buku besar umum akan diperbaharui secara batch.

Setiap penjualan pelanggan mempengaruhi record akuntansi seperti piutang dagang pelanggan (buku besar pembantu-unik), item persediaan (buku besar pembantu), pengawasan persediaan (GL-umum), pengawasan piutang dagang, penjualan, dan harga pokok penjualan.

Pemrosesan Real-Time

                Sistem real time memproses transaksi pada saat terjadi. System ini menggunakan teknologi LAN (Local Area Network) dan WAN (Wide Area Network) sehingga memungkinkan pendistribusian informasi ke seluruh organisasi. System real time memiliki keuntungan yaitu memungkinkan perusahaan mengetahui perputaran, pengurangan, dan persediaan persediaan; peningkatan produktivitas, penagihan pelanggan serta perbaikan kepuasan pelanggan.

6. Mengenali Skema Pemberian Kode Data yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi

Sistem dengan Kode

                Pemberikan kode pada data dalam system informasi akuntansi, berguna untuk mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang tidak memungkinkan untuk diatur, menyediakan sarana akuntabilitas atas kelengkapan transaksi proses transaksi, mengidentifikasi transaksi-transaksi unik dan akun-akun dalam file, dan mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

Skema Pemberian Kode Numeric dan Alfabetis

·         Kode Berurutan (Sequential Codes). Kode ini menyajikan bagian-bagian dalam beberapa pemesanan secara berturut-turut (kenaikan atau penurunan). Aplikasi umum kode berurutan numeric adalah penomoran sumber dokumen. Kode berurutan ini mendukung rekonsiliasi transaksi batch seperti penjualan pemesanan, penyelesaian proses akhir. Kelemahannya, kode berurutan ini tidak membawa informasi di luar urutan pesanannya. Selain itu, skema kode berurutan susah diubah dan tidak bisa disisipi item baru.

·         Kode Block ( Block Code ). Kode Blok adalah variasi dari kode berurutan yang sebagian kelemahannya diperbaiki kembali. Kode blok ini digunakan untuk menyajikan keseluruhan kelas item dengan membatasi setiap kelas ke spesifik bagian dalam skema pemberian kode. Aplikasi umum kode blok ini adalah pembuatan bagan akun-akun yang merupakan dasar untuk buku besar umum. Kelebihannya, kode blok ini dapat disisipi kode baru dalam sebuah blok tanpa harus meninjau kembali seluruh struktur kode. Kelemahannya sama seperti kode berurut yaitu informasi tidak dapat disajikan dengan segera.

·         Kode Kelompok (Group Codes). Kode kelompok digunakan untuk menyajikan item-item kompleks atau kegiatan menyangkut dua atau lebih bagian data yang berhubungan dan focus pada zona yang memiliki arti spesifik. Keunggulannya yaitu, memfasilitasi perwakilan dari sejumlah besar data yang beragam, struktur data yang kompleks dapat diwakilkan dalam betuk hierarki yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia, dan mengizinkan analisis detail adan pelaporan keduanya dalam sebuah kelas item and melewati perbedaan kelas-kelas item. Akan tetapi karena kode blok dapat menyajikan informasi yang beragam, system ini cenderung melebihi kapasitas penggunaan, serta informasi yang berubah-ubah.

·         Kode Alfabet (Alphabetic Codes). Kode ini digunakan untuk banyak tujuan yang sama dengan kode numeric. Kode alphabet ini dapat menyajikan nomor item dalam jumlah besar yaitu 26 variasi setiap field. Kelemahannya karena menyajikan dalam kode numeric sehingga sulit mengetahui arti dari kode-kode yang telah dirut, dan pengguna akan kesulitan mensortir data yang diberi kode secara alphabet.

·         Kode Mnemonic (Mnemonic Codes). Kode mnemonic adalah karakter alphabet dalam bentuk akronim, singkatan dan kombinasi lainnya yang menyampaikan makna. Kode Mnemonic tidak memerlukan pengguna untuk mengingat arti karena akan tersampaikan dengan sendirinya informasi item yang diminta. Akan tetapi, kode mnemonic memiliki batas untuk menyajikan item-item dalam kelas.