1.
Mengetahui Tujuan Umum Siklus Transaksi Dan Mengetahui Tipe Proses Transaksi
Pada Ketiga Siklus Transaksi
Transaksi keuangan adalah
kegiatan ekonomi yang mempengaruhi asset dan ekuitas perusahaan, yang
digambarkan dalam akun-akunnya, dan terukur dalam bagian moneter. Transaksi
keuangan yang paling umum adalah nilai tukar ekonomi dengan pihak eksternal,
termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian perlengkapan, dan juga pada
kegiatan internal seperti depresiasi asset tetap,
Ada tiga siklus transaksi yang
memproses paling banyak kegiatan ekonomi perusahaan;
a) Siklus Pengeluaran.
Sebagian besar transaksi pengeluaran berdasarkan hubungan kredit diantara mitra
dagang. Dari perspektif system, siklus transaksi ini memiliki dua hal; komponen
fisik (penambahan barang) dan komponen
keuangan (pengeluaran kas kepada pemasok).
b) Siklus Konversi.
Siklus konversi tersusun dari dua subsistem; system produksi, meliputi
perencanaan, dan pengawasan produk fisik melalui proses manufaktur, termasuk
menentukan persyaratan bahan baku, mengizinkan pekerjaan dijalankan, dan
pengeluaran bahan baku untuk diproduksi, dan mengarahkan pergerakan kerja dalam
proses melalui berbagai tahap manufaktur. Dan system akuntansi biaya, yang
mengamati arus informasi biaya yang berhubungan dengan produksi yang dapat
digunakan untuk penilaian perlengkapan, control biaya, pengambilan keputusan.
c) Siklus Pendapatan.
Siklus pendapatan juga memiliki konponen fisik dan keuangan yang diproses
secara terpisah. Komponen fisik, meliputi proses pesanan penjualan dimana
penjualan dilakukan secara kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti penyiapan
pesanan penujualan, pemberian kredit, dan pengiriman produk. Komponen keuangan
berupa penerimaan kas, meliputi penagihan kas, penyimpanan kas di bank,
pencatatan kegiatan-kegiatan dalam akun.
2.
Mengetahui Pencatatan Akuntansi Dasar dalam Sistem Proses Transaksi dan
Hubungan antara Catatan Akuntansi Tradisional dan Magnetiknya dalam Sistem
Berbasis Komputer
Sistem
Manual
·
Dokumen;
merupakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai
pemrosesan transaksi. Ada tiga jenis dokumen, dokumen sumber digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data
transaksi yang diperlukan untuk proses transaksi, dokumen produk adalah hasil dari proses transaksi, maka dari itu
tidak memicu mekanisme proses, dokumen
perputaran adalah dokumen produk dari system lain yang menjadil sumber
dokumen bagi system yang lain.
·
Jurnal;
catatan ayat-ayat kegiatan ekonomi secara kronologis. Jurnal menyimpan catatan
transaksi perusahaan yang lengkap
sehingga dapat digunakan sebagai sarana untuk membukukannya ke akun-akun.
Terdapat dua jenis jurnal, jurnal khusus
digunakan untuk mencatat transaksi khusus, meliputi penjualan, pembelian,
penerimaan dan pengeluaran kas, yang muncul dalam skala besar dimana kegiatan
transaksi tersebut dibuat secara tersendiri. Selanjutnya jurnal umum yaitu untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau
tidak sama, seperti depresiasi.
·
Buku
Besar; mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah diposting dari
berbagai jurnal. Ada dua jenis jurnal, buku
besar umum yaitu rangkuman dari informasi akun-akun perusahaan, dan buku besar pembantu berisi rincian akun
individual seperti piutang, hutang dan persediaan, sehingga memungkinkan
pengendalian dan dukungan ke operasi yang lebih baik.
Dokumen,
jurnal, dan buku besar merupakan jejak audit. Bagi seorang akuntan yang paling
penting dari audit adalah audit akhir tahun. Secara berkala, audit eksternal
akan mengevaluasi laporan keuangan dari organisasi bisnis atas nama pemegang
saham dan pihak-pihak lain yang terkait. Tanggung jawab auditor mencakup
peninjauan akun-akun dan transaksi tertentu untuk menentukan validitas,
akurasi, dan kelengkapannya. Auditor akan menelusuri setiap jenis transaksi
apakah benar-benar dilakukan semestinya sehingga ia dapat menyimpulkan
kelayakan laporan keuangan perusahaan tersebut. Oleh karena itu, jejak audit
sangat penting dalam proses tersebut.
Sistem
Berbasis Komputer
Pada system berbasis computer,
jejak audit lebih sulit diamati dibanding pada system manual tradisional.
Pencatatan akuntansi dalam system berbasis computer disajikan dalam empat jenis
file magnetis; file master yaitu file
yang umumnya berisi data akun, seperti buku besar dan buku besar pembantu, file transaksi yaitu file sementara dari
catatan transaksi yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam
file master, seperti pesanan penjualan, dan penerimaan kas, file referensi yaitu file penyimpan data
yang digunakan sebagai standar untuk proses transaksi, dan file arsip yaitu file berisi catatan transaksi pada waktu lampau
yang digunakan kembali untuk referensi di masa mendatang sehingga sangat
penting bagi jejak audit, meliputi jurnal, daftar nama karyawan, dan file
kredit pelanggan untuk meningkatkan penjualan kredit.
3.
Mengenali Teknik Dokumentasi yang
Digunakan Untuk Menyajikan Sistem Manual dan Sistem Berbasis Komputer
Ada lima teknik dokumentasi
dasar yang perlu diketahui bagi seorang akuntan, yaitu
a)
Diagram
Aliran Data (Data Flow Diagrams-DFD).
DFD digunakan untuk menyajikan system pada berbagai level yang berbeda, dari
yang paling umum hingga yang paling rinci. DFD menggunakan symbol-simbol untuk
menyajikan entitas, proses, aliran data dan penyimpanan data yang berkaitan
dengan suatu system. DFD mewakili elemen logis dari system tetapi tidak
mewakili system fisik.
b)
Diagram
Hubungan Entitas (Entity Relationship
Diagram-ERD). ERD adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan
hubungan antara entitas, meliputi sumber daya fisik (mobil,kas, persediaan),
kegiatan (memesan persediaan, mengirim barang), dan pelaku (pemasok, staf
penjualan). Symbol-simbol yang digunakan
dalam ERD menunjukkan entitas dalam system. Garing penghubungnya mewakili sifat
hubungan antara dua entitas, dimana tingkat hubungannya disebut kardinalitas.
Kardinalitas adalah pemetaan numeric antar entitas, di mana hubungan bisa satu
ke satu (1:1), satu ke banyak (1:M) atau banyak ke banyak (M:M). Kardinalitas
mencerminkan hubungan bisnis umum serta kebijakan organisasional. Bila
dihubungkan dengan DFD, DFD adalah model model proses system, dan ERD adalah
model data yang digunakan di dalam atau dipengaruhi oleh system. Setiap data
yang disimpan dalam DFD mewakili entitas data dalam ERD.
c)
Sistem
Bagan Alir (System Flowcharts), adalah system grafik yang menyajikan hubungan
fisik antar entitas-entitas inti termasuk sumber input, program, output produk sistem
komputer. Bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari
sistem manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, file),
departemen organisasi yang terlibat, serta aktivitas yang bersifat
administratif maupun fisik yang dilakukan dalam organisasi tersebut.
Untuk menyiapkan bagan alir,
langkah pertama adalah menata letak area aktivitas dan memberi label ke setiap
area tersebut, kemudian menyajikan fakta-fakta sistem dengan menggunakan objek
visual.
d)
Bagan Alir Program (Program Flowchart). Sistem bagan alir
menunjukkan hubungan antara program komputer, daya yang digunakan, dan output
yang diproduksi. Akan tetapi, tingkat dokumentasi ini tidak memberikan
perincian operasional yang kadang-kadangan diperlukan, sehingga memerlukan
adanya program bagan alir. Setiap program yang disajikan dalam sistem
bagan alir harus memiliki sebuah program bagan alir pendukung yang
mendeskripsikan logikanya. Setiap langkah dari logika program disajikan dengan
simbol yang berbeda dimana setiap simbol mewakili satu atau beberapa garis kode
program komputer. Garis hubung antara simbol-simbol ini membentuk tatanan logis
untuk menyelesaikannya.
e)
Diagram Tata Letak Record ( Record Layout Diagrams).
Diagram tata letak umumnya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap
atribut dalam record. Diagram tata letak digunakan untuk menunjukkan struktur
internal record. Informasi struktur data yang terperinci diperlukan untuk
tugas-tugas seperti identifikasi jenis-jenis tertentu kegagalan sistem,
analisis laporan kesalahan dan desain uji logika komputer untuk tujuan audit.
Pemrosesan batch. Batch adalah sekelompok transaksi yang serupa dan
diakumulasikan sepanjang waktu dan diproses bersama-sama. Keunggulan proses batch, yaitu pertama, organisasi bisa
meningkatkan efesiensinya dengan mengelompokkan sejumlah besar transaksi ke
dalam batch tanpa memproses setiap
peristiwa secara terpisah. Kedua, pemrosesan batch memungkinkan pengendalian atas proses transaksi. Sehingga
pemrosesan batch memungkinkan efesiansi manajemen dalam hal transaksi dalam
jumlah besar.
4.
Mengetahui perbedaan sistem
batch dengan sistem real time serta
dampak dari teknologi ini pada proses transaksi
Sistem Akuntansi Berbasis Komputer
Sistem akuntansi berbasis
komputer terbagi menjadi dua bagian, sistem
batch dan sistem real time dimana
perbedaan keduanya sebagai berikut;
ü Jeda
Waktu. Pemrosesan batch memerlukan
jeda waktu antara kegiatan ekonomi dengan waktu pencatatannya, contohnya adalah
pemrosesan gaji yang dibayar secara periodik. Sistem real time akan memproses kejadian ekonomi ketika saat terjadinya,
sebagai contoh sistem pemesanan tiket pesawat oleh calon penumpang secara
langsung.
ü Sumber
Daya. Sistem batch menggunakan
sedikit sumber daya karena sistem ini dapat menggunakan file berututan yang
disimpan dalm pita magnetis. Sistem real
time menggunakan file akses langsung sehingga memerlukan peralatan yang
mahal seperti cakram magnetis.
ü Efesiensi
Operasional. Sistem real time memproses sejumlah besar transaksi setiap hari
sehingga menciptakan ketidakefisienan karena satu transaksi dapat mempengaruhi
beberapa akun dan tidak semua akun ini perlu diperbarui secara real time. Pemrosesan sistem bacth dapat mengeliminasi
aktivitas-aktivitas yang tidak diperlukan saat proses pemrosesan sehingga
mengefisiensi operasional. Perusahaan harus mempertimbangkan penggunaan sistem
real time dan sistem batch dalam hal
efesiensi dan efektivitas. Jika akses informasi penting secara langsung, maka
sistem real time yang tepat. Akan
tetapi bila waktu dalam pemrosesan informasi tidak memberikan pengaruh yang
merugikan dan efesiensi operasional dapat dicapai, maka sistem batch-lah yang lebih tepat.
Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif
Sistem Modern dan Sistem
Warisan
System warisan memiliki beberapa fitur, yaitu
aplikasi berbasis mainframe, berorientasi pada batch, system warisan menggunakan file datar dengan basis data
hierarkis untuk penyimpanan data. System ini mengutamakan lingkungan pengguna
tunggal yang menghalangi penyebaran informasi secara menyeluruh di dalam
organisasi. System modern, cenderung berbasis klien-server (jaringan) dan
memproses transaksi secara real time. Namun, saat ini system modern banyak yang
berbasis mainframe dan menggunakan pemrosesan batch, berbeda dengan sebelumnya
dimana system modern menyimpan transaksi dan file utama dalam tabel basis data
relasional.
Pembaharuan File Master dari transaksi
Pembaruan record
file utama mencakup perubahan nilai dari satu atau beberapa field untuk merefleksikan pengaruh dari
suatu transaksi. Prosedur
pembaharuanmencakup langkah-langkah;
a)
System membaca record penjualan
b)
Untuk mencari file utama AR dan melacak AR
yang sesuai, digunakan nomor akun
c)
Prosedur pembaruan AR dengan menghitung saldo
pelanggan baru dengan menambah nilai tersimpan dalam filed jumlah fatur dari record pesanan penjualan dengan nilai
field saldo saat ini dalam record
utama AR
d)
Selanjutnya digunakan nomor persediaan untuk
mencari record yang sesuai dalam file
utama persediaan
e)
Program mengurangi niali jumlah yang terjual
dalam record transaksi dari nilai field
jumlah yang dimiliki dalam record
persediaan
f)
Record pesanan
penjualan yang baru dibaca dan langkah di atas diulangi.
Prosedur Pembuatan Cadangan Basis Data
Setiap record
dalam file basis data memiliki lokasi disket tertentu atau alamat yang
ditentukan oleh nilai kunci primernya. Pembaruan record harus terjadi di tempatnya karena hanya ada satu lokasi
valid yang ada untuk setiap record.
Teknik pembaruan destruktif yaitu teknik pembaruan dimana tidak menyediakan
salinan cadangan dari file master yang asli, sehingga hanya nilai saat ini yang
tersedia bagi pengguna. Maka, jika file utama rusak, maka tidak ada cadangan
untuk mengonstruksi kembali file tersebut. Oleh karena itu, prosedur pembuatan
cadangan harus diimplementasikan untuk mempertahankan record akuntansi yang memadai. Prosedur pembuatan cadangan dan
lemulihan untuk file basis data dapat dilihat pada gambar berikut,
Buat Cadangan Master
|
Program Pembuatan Cadangan
|
Master
|
Program
Pembaruan
|
Program
Pemulihan
|
Jika file master terhapus setelah proses
pembaharuan, ada dua langkah yang harus dilakukan, pertama, program pemulihan
khusus menggunakan file cadangan untuk menciptakan versi prapembaharuan dari
file utama, kedua, proses pembaruan file diulangi dengan menggunakan batch transaksi sebelumnya untuk
memulihkan file masterke kondisinya saat ini.
Pemrosesan Batch
dengan menggunakan pengumpulan data secara real
time
Langkah-langkah
utama dalam proses ini adalah;
a)
Staf departemen penjualan menangkap data
penjualan pelanggan yang berkaitan dengan akun pembeli dan item yang dibeli.
b)
Kemudian system memeriksa batas kredit
pelanggan dari data dalam record file
pembantu piutang dan memperbarui saldo akun untuk merefleksikan jumlah
pelanggan.
c)
System selanjutnya memperbaiki jumlah yang ada
di record persediaan untuk
merefleksikan pengurangan persediaan, sehingga menyebabkan informasi terbaru ke
staf lainnya mengenai ketersediaan persediaan.
d)
Selanjutnya record penjualan ditambahkan ke file pesanan penjualan yang
diproses secara batch pada akhir hari
kerja. Sehingga akun buku besar umum
akan diperbaharui secara batch.
Setiap penjualan pelanggan mempengaruhi
record akuntansi seperti piutang dagang pelanggan (buku besar pembantu-unik),
item persediaan (buku besar pembantu), pengawasan persediaan (GL-umum),
pengawasan piutang dagang, penjualan, dan harga pokok penjualan.
Pemrosesan Real-Time
Sistem real time memproses transaksi pada saat terjadi. System ini
menggunakan teknologi LAN (Local Area
Network) dan WAN (Wide Area Network) sehingga
memungkinkan pendistribusian informasi ke seluruh organisasi. System real time memiliki keuntungan yaitu
memungkinkan perusahaan mengetahui perputaran, pengurangan, dan persediaan
persediaan; peningkatan produktivitas, penagihan pelanggan serta perbaikan
kepuasan pelanggan.
6.
Mengenali Skema Pemberian Kode Data yang Digunakan dalam Sistem Informasi
Akuntansi
Sistem
dengan Kode
Pemberikan kode pada data dalam
system informasi akuntansi, berguna untuk mewakili sejumlah besar informasi
kompleks yang tidak memungkinkan untuk diatur, menyediakan sarana akuntabilitas
atas kelengkapan transaksi proses transaksi, mengidentifikasi
transaksi-transaksi unik dan akun-akun dalam file, dan mendukung fungsi audit dengan
menyediakan jejak audit yang efektif.
Skema
Pemberian Kode Numeric dan Alfabetis
·
Kode
Berurutan (Sequential Codes). Kode
ini menyajikan bagian-bagian dalam beberapa pemesanan secara berturut-turut
(kenaikan atau penurunan). Aplikasi umum kode berurutan numeric adalah penomoran
sumber dokumen. Kode berurutan ini mendukung rekonsiliasi transaksi batch seperti penjualan pemesanan,
penyelesaian proses akhir. Kelemahannya, kode berurutan ini tidak membawa
informasi di luar urutan pesanannya. Selain itu, skema kode berurutan susah
diubah dan tidak bisa disisipi item baru.
·
Kode
Block ( Block Code ). Kode Blok
adalah variasi dari kode berurutan yang sebagian kelemahannya diperbaiki
kembali. Kode blok ini digunakan untuk menyajikan keseluruhan kelas item dengan
membatasi setiap kelas ke spesifik bagian dalam skema pemberian kode. Aplikasi
umum kode blok ini adalah pembuatan bagan akun-akun yang merupakan dasar untuk
buku besar umum. Kelebihannya, kode blok ini dapat disisipi kode baru dalam
sebuah blok tanpa harus meninjau kembali seluruh struktur kode. Kelemahannya
sama seperti kode berurut yaitu informasi tidak dapat disajikan dengan segera.
·
Kode
Kelompok (Group Codes). Kode kelompok
digunakan untuk menyajikan item-item kompleks atau kegiatan menyangkut dua atau
lebih bagian data yang berhubungan dan focus pada zona yang memiliki arti
spesifik. Keunggulannya yaitu, memfasilitasi perwakilan dari sejumlah besar
data yang beragam, struktur data yang kompleks dapat diwakilkan dalam betuk
hierarki yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia, dan mengizinkan
analisis detail adan pelaporan keduanya dalam sebuah kelas item and melewati
perbedaan kelas-kelas item. Akan tetapi karena kode blok dapat menyajikan
informasi yang beragam, system ini cenderung melebihi kapasitas penggunaan,
serta informasi yang berubah-ubah.
·
Kode
Alfabet (Alphabetic Codes). Kode ini
digunakan untuk banyak tujuan yang sama dengan kode numeric. Kode alphabet ini
dapat menyajikan nomor item dalam jumlah besar yaitu 26 variasi setiap field. Kelemahannya karena menyajikan
dalam kode numeric sehingga sulit mengetahui arti dari kode-kode yang telah
dirut, dan pengguna akan kesulitan mensortir data yang diberi kode secara
alphabet.
·
Kode
Mnemonic (Mnemonic Codes). Kode
mnemonic adalah karakter alphabet dalam bentuk akronim, singkatan dan kombinasi
lainnya yang menyampaikan makna. Kode Mnemonic tidak memerlukan pengguna untuk
mengingat arti karena akan tersampaikan dengan sendirinya informasi item yang
diminta. Akan tetapi, kode mnemonic memiliki batas untuk menyajikan item-item
dalam kelas.