1.
Memahami aliran informasi utama dalam lingkungan bisnis
Informasi sangat penting dalam
sebuah perusahaan. Informasi tersebut penting bagi para pengambil keputusan dan
juga orang-orang yang ada di dalam perusahaan untuk memenuhi kebutuhan
internal. Arus informasi juga dibutuhkan di luar perusahaan, seperti pemerintah,
investor, dan pemegang kepentingan lainnya.
Dalam sebuah perusahaan, secara
horizontal dapat dibagi menjadi beberapa tingkat aktivitas. Berbagai aktivitas
ini terdiri atas kegiatan perusahaan yang berorientasi pada produk, seperti
produksi, penjualan, dan distribusi. Pada tingkat dasar, terdapat manajemen
operasional yang secara langsung bertanggung jawab atas pengendalian
operasional harian. Tingkat selanjutnya disebut manajemen menengah yang
bertanggung jawab atas aktivitas perencanaan dan koordinasi jangka pendek yang
dibutuhkan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Pada tingkat paling atas, disebut
manajemen puncak bertanggung jawab atas perencanaan jangka panjang serta
menetapkan berbagai tujuan dari perusahan.
Setiap tingkatan masing-masing
membutuhkan informasi sesuai kebutuhannya. Informasi mengalir dalam dua arah,
yaitu arus horizontal, yang mendukung berbagai pekerjaan tingkat operasional
dengan informasi yang terperinci mengenai berbagai transaksi bisnis yang
meliputi kegiatan penjualan, pengiriman barang, penggunaan bahan baku, tenaga
kerja, dan sebagainya. Kedua yaitu arus vertical, yaitu memberikan informasi
secara ringkas mengenai aktivitas operasional dan lainnya ke semua tingkat
manajer sehingga pihak manajemen dapat menggunakan informasi untuk keperluan
perencanaan dan fungsi pengendaliannya yang kemudian akan disalurkan informasi
ini dari para manajer senior ke manajer junior dalam bentuk instruksi, anggaran
untuk kinerja perusahaan yang lebih baik. Untuk pihak eksternal perusahaan, seperti
mitra dagang dan pemegang kepentingan, informasi perusahaan dapat disalurkan
dalam bentuk laporan keuangan, pengembalian pajak, dan informasi perdagangan
saham.
2.
Memahami perbedaan antara system informasi akuntasi dengan system informasi
manajemen serta transaksi keuangan dan nonkeuangan
Sistem adalah kelompok dari dua
atau lebih subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang
sama. Suatu system disebut subsistem ketika dipandang sebagai komponen dari
sitem yang lebih besar. Sebuah subsistem dianggap system ketika itu adalah
focus perhatian. Terdapat dua system dalam system informasi, yaitu Dekomposisi Sistem adalah sebuah proses
yang membagi system menjadi berbagai bagian kecil sehingga dapat dengan mudah
melihat dan memahami hubungan antara subsistem. Dan Interpedensi Subsistem adalah keefektivitas fungsi serta interaktif
antara subsistem dapat mencapai tujuan dari suatu system. Jadi, bila subsistem
yang penting rusak, maka akan mengganggu subsistem yang sehingga mengakibatkan system
akan gagal mencapai tujuannya.
Sistem informasi adalah
serangkaian proses pengumpulan data sehingga menjadi sebuah informasi yang
berguna bagi penggunanya.
Transaksi adalah kegiatan
perusahaan. Kegiatan ini bersifat keuangan dan non keuangan. Transaksi keuangan
adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, yang
dibagi dalam berbagai akun dan diukur dalam berbagai ukuran keuangan. Transaksi
nonkeuangan adalah semua kegiatan yang diproses system informasi perusahaan
tetapi tidak termasuk dalam transaksi keuangan.
Kerangka kerja system informasi
terbagi menjadi dua, yaitu system
informasi akuntansi (SIA) dan system
informasi manajemen (SIM). SIA terdiri atas tiga subsistem, yaitu system
pemrosesan transaksi yaitu yang mendukung operasi bisnis harian melalui
berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna di seluruh perusahaan. Kedua,
system buku besar atau pelaporan keuangan yang mengukur dan melaporkan kondisi
keuangan perusahaan. Dan ketiga, system pelaporan manajemen yang menydiakan
berbagai laporan yang dibutuhkan yang berguna untuk pengambilan keputusan. SIM
adalah proses transaksi nonkeuangan yang tidak dilaporkan pada sistem informasi
akuntansi.
3. Mengetahui model umum
dalam system informasi
Model umum SIA adalah sebagai
berikut;
ü Pengguna Akhir terdiri
dari kelompok eksternal (kreditor, pemegang saham, investor, pemerintah, pemasok,dan
pelanggan) dan kelompok internal (bank, SEC,IRS). Kelompok internal mendapatkan
informasi perusahaan berupa laporan keuangan, pengembalian pajak, serta
berbagai laporan lainnya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaannya,
sedangkan informasi bagi pengguna eksternal umumnya lebih sederhana dan
terstruktur disbanding kelompok internal.
ü Data dan informasi.
Data adalah kumpulan fakta yang akan atau tidak memiliki pengaruh atas
pengguna, informasi adalah data yang diproses dan memiliki pengaruh bagi
penggunanya untuk mengambil suatu putusan atau tindakan.
ü Sumber data yaitu
berbagai transaksi keuangan baik dari pihak internal maupun eksternal ke system
informasi perusahaan. Sumber data yang paling umum untuk perusahaan adalah
sumber dari pihak eksternal karena meliputi hubungan antar berbagai entitas,
seperti pembelian persediaan, penerimaan kas, sedangkan proses pembuatan dari
bahan baku menjadi barang jadi, penggunaan tenaga kerja dan sebagainya
merupakan sumber data internal.
ü Pengumpulan data.
Ada dua aturan yang menetapkan prosedur pengumpulan data, yaitu relevansi dan
efesiensi. System informasi harus memilih data yang relevan bagi pengguna
dimana data yang berkontribusi pada informasi yang dianggap relevan. Selain
itu, prosedur pengumpulan data harus efisien dalam sekali pengumpulan.
Data-data yang dianggap relevan dapat mengurangi keseluruhan efisiensi system.
ü Pemrosesan data. Untuk
mendapatkan informasi, tahap pemrosesan data biasanya menggunakan prosedur yang
sederhana hingga ke hal yang rumit.
ü Manajemen basis
data. Basis data adalah tempat penyimpanan data keuangan dan nonkeuangan. Ada
tiga tingkatan dalam hierarki data yang dapat disajikan dalam basis data;
atribut data, yaitu bagian mendasar dari calon data yang menunjukkan
karakteristik logis dan relevan. Record, yaitu serangkaian lengkap atribut
untuk satu kejiadian pada tiap kelas entitas. File, adalah kumpulan record dari
kelas yang identik. Hal dasar yang dilakukan manajemen basis data yaitu
menyimpan (storage) berbagai record
baru sesuai dalam basis data, menarik (retrieval)
record dalam basis data untuk diproses, serta menghapus (deletion) record yang sudah using dalam basis data.
ü Pembuatan Informasi,
yaitu proses menyusun, mengatur dan menyajikan informasi ke pengguna. Informasi
yang berguna haruslah relevan, tepat waktu, akurat, lengkap, dan ringkas.
ü Umpan balik.
Merupakan suatu output kiriman balik dari pihak eksternal maupun internal ke
system sebagai sumber data guna untuk memulai atau mengubah proses.
Sistem informasi memiliki tiga tujuan dasar, yaitu
mendukung fungsi penyediaan bagi manajemen, mendukung pengambilan keputusan
pihak manajemen, dan mendukung operasi hari ke hari perusahaan. Umumnya perusahaan mendapatkan sistem
informasi melalui dua cara; pertama, mengembangkan sistem yang disesuaikan dari
awal melalui aktivitas pengembangan sistem internal dan membeli sistem program
komersial dari para vendor peranti lunak. Tiga jenis piranti lunak yang
tersedia, yaitu sistem siap pakai (turkey
system), yaitu sistem yang sudah jadi dan teruji dan siap untuk
diimplementasikan. Kedua, sistem tulang punggung (backbone system) adalah struktur sistem dasar yang siap
dikembangkan. Dan ketiga yaitu sitem yang didukung vendor (vendor supported system) adalah sistem yang disesuaikan dan yang
dibeli perusahaan secara komersial dan tidak dikembangkan sendiri oleh internal
perusahaan.
4. Mengenali beragam area fungsional bisnis dan berbagai
aktivitas utamanya
Struktur organisasi menggambarkan aliran pertanggungjawaban, kepemimpinan,
dan akuntabilitas yang melingkupi organisasi tersebut. Setiap perusahaan
terbagi menjadi beberapa segmen fungsional agar para manager dapat memfokuskan
perhatiannya dan tugasnya untuk memperoleh efesiensi operasional yang baik. Ada
tiga pendekatan yang paling umum dalam segmentasi, yaitu;
ü Lokasi
georafis. Karena banyak perusahaan yang memiliki area operasi yang tersebar di
berbagai wilayah di seluruh dunia, maka manajemen perusahaan dapat mengatur dan
mengelola operasinya sesuai dengan wilayah geografisnya masing-masing.
ü Lini
produk. Perusahaan yang memproduksi beragam jenis produk akan mengelola
perusahaannya dengan membagi kegiatan operasinya berdasarkan lini produk dengan
menciptakan berbagai divisi pda tiap produk.
ü Fungsi
bisnis. Segmentasi fungsional membagi perusahaan ke dlm berbgai area tanggung
jawab berdasarkan aliran sumber daya uatama pekerjaan.
Segmentasi Fungsional, yaitu segmentasi berdasarkan fungsi bisnis merupakan
metode pengaturan yang paling umum digunakan. Nama fungsi dan fungsinya akan
berbeda pada tiap perusahaan tergantung pada lini bisnisnya.
Manajemen Bahan Baku, tujuannya adalah merencanakan dan mengendalikan
persediaan perusahaan sehingga memenuhi kebutuhan produksinya sekaligus
menghindari kelebihan persediaan. Manajemen bahan baku
memiliki tiga subfungsi, yaitu pembelian, penerimaan, dan penyimpanan.
Produksi. Aktivitas produksi terjadi apabila bahan baku, tenaga kerja, dan
aktiva pabrik digunakan untuk menghasilkan barang jadi. Secara umum aktivitas
produksi ada dua, yaitu aktivitas utama, yaitu aktivitas yang mengubah barang
mentah menjadi barang jadi dan aktivitas sampingan, yaitu aktivitas yang
memastikan kegiatan utama berjalan secara efisien dan efektif.beberapa
aktivitas tersebut yaitu perencanaan produksi, pengendalian kualitas, dan
pemeliharaan.
Pemasaran. Fungsi pemasaran berhubungan dengan masalah strategi, promosi,
periklanan, dan riset pasar.
Distribusi. Keberhasilan perusahaan dapat ditentukan dengan tersampainya
produk ke tangan pembeli, oleh karenanya, aktivitas distribusi juga sangat
penting bagi perusahaan.
Personalia. Fungsi personalia adalah agar dapat mengelola efektif sumber
daya manusia di perusahaan, meliputi perekrutan, pendidikan, hubungan
pekerjaan, dan sebagainya.
Keuangan. Fungsi keuangan tentu berhubungan dengan kegiatan keuangan kas
parusahaan sehari-hari, bagaimana mengelola keuangan perusahaan dengan baik dan
benar.
Fungsi akuntansi. Fungsi ini mengelola sumber daya informasi keuangan
perusahaan, ada dua peran penting, pertama, akuntansi menangkap dan mencatat
berbagai pengaruh keuangan dari berbagai transaksi perusahaan. Kedua,
mendistribusikan informasi transaksi ke personel operasional untuk
mengkoordinasikan tugas-tugas penting mereka.
Sebuah informasi bermanfaat bagi penggunanya berdasarkan atas keandalannya,
bahwa sebuah informasi memunculkan keputusan. Maka dari itu, sebuah informasi
haruslah relevan, akurat, lengkap, ringkas, dan tepat waktu. Keandalan
informasi sangat tergantung pada konsep independensi akuntansi. Aktivitas
akuntansi harus terpisah dan berdiri sendiri dari berbagai area fungsional yang
menyimpan sumber daya fisik.
Fungsi Teknologi Informasi
Fungsi teknologi informasi ini berkaitan dengan sumber daya informasi. Ada
dua aktivitas pada fungsi ini, yaitu
1.
Pemrosesan Data Terpusat. Pada sistem data terpusat,
semua pemrosesan data disediakan oleh satu atau lebih komputer besar yang
ditempatkan di bagian pusat yang melayani pengguna di seluruh perusahaan. Fungsi
teknologi informasi dianggap sebagai pusat biaya yang biaya operasinya
dibebankan ke pengguna akhirnya.beberapa area teknologi informasi dalam
operasional secara terperinci, yaitu administrasi bsis data, pemrosesan data,
pengembangan dan pemeliharaan sistem.
2.
Pemrosesan Data Terdistribusi. Alternatif dari model
terpusat adalah pemrosesan data terdistribusi- distributed data processing(DDP). DDP melibatkan pengaturan ulang
fungsi IT ke unit kecil pemrosesan informasi (IPUs) yang didistribusikan ke
pengguna akhir dan berada di bawah pengawasan mereka. IPUs dapat didistribusikan
berdasarkan fungsi bisnis, lokasi geografis, maupun keduanya. Keuntungan
alternatif ini adalah pengurangan biaya dalam pemrosesan data,
pertanggungjawaban atas pengendalian biaya meningkat, kepuasan pengguna
meningkat, dan kemampuannya untuk mendukung berbagai fasilitas komputasi agar
dapat melindungi dari potensi bencana, banjir, sabotase, dan gempa bumi. Akan
tetapi, DDP juga memiliki beberapa kelemahan, diantaranya, kesalahan manajemen
sumber daya perusahaan akibat melebihi jumlah minimum maka harus dikendalikan
secara terpusat, ketidaksesuaian piranti keras, dan piranti lunak, pekerjaan
yang redundan, mengkonsolidasikan aktivitas-aktivitas yang tidak kompatibel,
terbatasnya menemukan pekerja yang berkualitas, dan kurangnya standar. Untuk
itu, perlunya analisis yang mendalam serta pertimbangan penuh bila perusahaan
ingin menggunakannya mengingat pro dan kontra terkait DDP ini.
5. Mengetahui tahapan dalam evolusi model sistem
informasi
Selama lima puluh tahun
terakhir, model system informasi telah mengalami berbagai perubahan yang
disebabkan adanya kelemahan dan keterbatasan pada model sebelumnya. Seorang
akuntan harus mampu mengusai berbagai model pendekatan SIA yang mungkin akan
dihadapinya. Ada lima model system informasi, yaitu;
a) Model Proses Manual.
Model ini adalah bentuk system akuntansi yang paling tua dann tradisional.
System manual meliputi berbagai kegiatan fisik, sumber daya, dan personel yang
sangat khas dengan proses bisnis, seperti pencatatan pesanan, pergudangan bahan
baku, memproduksi barang untuk dijual, pengiriman barang untuk pelanggan, serta
penempatan pesanan ke pemasok. Keuntungan dalam model system manual ini, yaitu
pertama, membantu pembentukkan hubungan yang penting antara mata kulia SIA
dengan mata kuliah akuntansi lainnya karena dasar-dasar pencatatan dipelajari
dalam model ini. Kedua, lebih mudah memahami logika proses bisnis bila tidak
menggunakan terknologi karena menyangkut pembahasan pekerjaan fisik dasar
seperti penjualan dan penggudangan. Ketiga, model ini memfasilitasi pemahaman
control aktivitas internal, termasuk pemisahan fungsi, supervise, jejak audit,
dan akses pengendalian. Akan tetapi model ini hanyalah alat bantu pelatihan.
Saat ini, model proses manual jarang dipraktikkan.
b) Model File Datar. Model
ini menjelaskan sebuah lingkungan di mana file data tidak saling berhubungan. Para
pengguna akhir di lingkungan ini memiliki sendiri data yang dibutuhkan sebagai
pengganti data dari pengguna lain. Jadi, model ini tidak melalui system yang
terintegrasi karena pemrosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri
sendiri sehingga bila banyak yang membutuhkan data yang sama, mereka harus
mendapatkan rangkaian data yang terpisah untuk dibentuk sesuai dengan kebutuhan
masing-masing. Hal ini menimbulkan beberapa masalah, seperti perusahan harus
menanggung biaya prosedur pengumpulan dan penyimpanan data, untuk pembaruan
data memerlukan waktu yang lama karena file data harus sesuai dengan
penggunanya, informasi terbaru tidak akan tercermin pada data pengguna jika
tidak disebarkan secara tepat sehingga
memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang seudah kadalursa
dan ketidakmampuan penggunanya untuk mendapatkan tambahan informasi ketika
kebutuhannya berubahan. Meskipun begitu, model file datar masih dipakai oleh
beberapa perusahaan yang berasumsi bahwa pada akhir tahun mereka dapat melihat
system warisan yang berhubungan dengan model ini.
c) Model Basis Data.
Model ini memusatkan data perusahaan ke satu basis data yang dibagikan ke para
pengguna. Dengan data perusahaan yang berada di pusat, semua pengguna memiliki
akses ke data yang mereka butuhkan untuk memenuhi kebutuhannya. Model basis data
ini merupakan system piranti lunak khusus yang deprogram untuk mengetahui
bagian data mana yang diakses oleh pengguna. Maka, jika pengguna meminta data
yang tidak sesuai dengan hak aksesnya, akan ditolak.
d) Model REA. REA
adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan sumber daya perusahaan
(aktiva), kegiatan ekonomi yang mempengaruhi sumber daya, dan pelaku yang
berpartisipasi di dalam kegiatan ekonomi. Model REA mensyaratkan agar fenomena
akuntansi dikarakterisasikan dalam cara yang konsisten pengembangan berbagai
tampilan untuk beberapa pengguna.
e) Sistem Sumber Daya
Perusahaan (ERP). ERP adalah system informasi yang memungkinkan perusahaan
untuk mengotomatiskan dan mengintegrasi proses kunci bisnisnya. Implementasi
system ERP dapat berupa pengambilaliham dalam skala yang besar, serta
memfasilitasi adanya data bersama diantara semua pengguna di perusahaan. Karena
kompleksitas dan ukurannya, hanya beberapa perusahaan yang mau menggunakan
system ERP. Beberapa model ERP yang umum adalah manajemen aktiva, akuntansi
keuangan, sumber daya manusia, solusi khusus industry, dan manajemen
persediaan.
6.
Mengetahui hubungan antara audit eksternal, audit internal, audit teknologi
informasi
Seorang akuntan memiliki tiga
peranan, yaitu;
a)
Akuntan
sebagai pengguna. akuntan adalah pengguna layanan komputer yang paling banyak. Sebagai
pengguna akhir, seorang akuntan harus menyediakan gambaran yang jelas untuk
memenuhi kebutuhan pengguna di perusahaan.
b)
Akuntan
sebagai system desainer. Sebelum computer masuk, para akuntan bertanggung jawab
atas berbagai aspek utama dalam system informasi. Kini dengan hadirnya
computer, maka tanggung jawab desain system terbagi, dimana computer berfungsi
atas tanggung jawab pada system fisiknya, sedangkan fungsi akuntan bertanggung
jawab atas system konseptualnya.
c)
Akuntan
sebagai auditor system. Auditor adalah
pemeriksa kewajaran suatu laporan keuangan perusahaan. Audit dilakukan oleh
pihak eksternal dan pihak internal. Audit eksternal dilakukan oleh kantor
akuntan publik (KAP) yang independen dari perusahaan kliennya. Audit eksternal
memiliki fungsi memberikan jasa asuransi yaitu layanan professional termasuk
fungsi pembuktian, didesain untuk meningkatkan kuliatas informasi yang dapat
digunakan pihak keuangan maupun nonkeuangan.
Audit internal adalah fungsi
penilaian yang berada dalam perusahaan, termasuk melakukan audit laporan
keuangan, kesesuaian operasional perusahaan dengan kebijakannya.
Dan ada pula audit system
informasi, yang merupakan bagian audit keuangan yang lebih luas sebagai adanya
teknologi computer. Audit ini melalukan evaluasi system informasi perusahaan
apakah sesuai dengan pengendalian internal perusahaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar